1.1 Skilmálar þessir gilda um þátttöku fyrirtækja í verkefnum sem Íslandsstofa, kt. 690986-1599, skipuleggur til að kynna íslensk fyrirtæki, vörur og þjónustu undir merkjum Íslands (hér eftir „verkefnið“). Verkefni geta meðal annars verið vörusýningar, vinnustofur, viðskiptasendinefndir, tvíhliða fundir fyrirtækja (B2B), kynningar, móttökur, kynnisferðir og aðrir formlegir eða óformlegir viðburðir, hérlendis eða erlendis, á staðnum eða rafrænt.

1.2 Samningur kemst á milli Íslandsstofu og fyrirtækisins sem skráir sig (hér eftir „þátttökufyrirtækið“) þegar skráning hefur verið send inn með samþykki þessara skilmála og Íslandsstofa hefur staðfest skráninguna með tölvupósti. Heiti viðburðar, þátttökugjald og aðrar upplýsingar sem fram koma í skráningu og staðfestingu eru hluti samningsins.

1.3 Sá sem skráir fyrirtækið staðfestir að hann hafi umboð til að skuldbinda það til þátttöku og greiðslu þátttökugjalds.

1.4 Starfsmenn og fulltrúar þátttökufyrirtækisins sem starfa á þess vegum í verkefninu eru hér eftir nefndir „þátttakendur“.

1.5 Með „svæði“ er átt við það rými sem þátttökufyrirtækinu er úthlutað í verkefninu, s.s. sýningarbás, fundarborð eða annað afmarkað rými, eftir því sem við á.

2.1 Þátttökufyrirtækinu er óheimilt að bjóða þriðja aðila að taka þátt í verkefninu undir sínum formerkjum eða framselja rétt sinn samkvæmt samningnum nema með samþykki Íslandsstofu.

2.2 Íslandsstofa ákveður skipulag verkefnisins, þar með talið úthlutun svæða, röðun funda og dagskrá, eftir því sem við á.

2.3 Íslandsstofa ákveður lágmarks- og hámarksfjölda þátttökufyrirtækja og þátttakenda. Náist ekki lágmarksfjöldi getur Íslandsstofa hætt við verkefnið og endurgreiðir þá þau þátttökugjöld sem Íslandsstofa hefur þegar innheimt. Annar kostnaður þátttökufyrirtækis, s.s. ferða- og gistikostnaður, fæst ekki bættur. Sama gildir ef Íslandsstofa hættir við verkefnið af öðrum málefnalegum ástæðum en þeim sem greinir í 5. kafla.

2.4 Íslandsstofa ber ekki ábyrgð á þjófnaði eða tjóni á eignum eða munum þátttökufyrirtækisins, s.s. búnaði, vörum og kynningarefni, né á slysum eða tjóni á þátttakendum. Þátttökufyrirtækið skal sjálft tryggja starfsfólk sitt og eigur, þar með talið í flutningi.

2.5 Þátttökufyrirtækið ber ábyrgð á tjóni sem það, þátttakendur á þess vegum eða vörur þess valda á byggingum, búnaði, aðstöðu eða fólki, og greiðir kostnað við viðgerðir og úrbætur.

2.6 Íslandsstofa getur hafnað þátttöku fyrirtækis á málefnalegum forsendum, t.d. vegna ógreiddra krafna, ef fyrirtækið uppfyllir ekki skilyrði verkefnisins eða ef aðrar ástæður mæla gegn þátttöku þess.

3.1 Þátttökufyrirtækið greiðir sinn hluta endanlegs kostnaðar við verkefnið. Hann verður aldrei hærri en það hámark sem fram kemur við skráningu, nema þátttökufyrirtækið samþykki það sérstaklega.

3.2 Íslandsstofa gefur út einn eða fleiri reikninga vegna þátttökunnar, eftir fjárhæð hennar. Heimilt er að reikningsfæra hluta þátttökugjalds fyrirfram, t.d. við staðfestingu skráningar eða þegar Íslandsstofa skuldbindur sig gagnvart þriðja aðila vegna verkefnisins, og eftirstöðvar síðar. Hver reikningur skal greiddur eigi síðar en 20 dögum frá útgáfu.

3.3 Hafi reikningur ekki verið greiddur á gjalddaga getur Íslandsstofa hafnað þátttöku fyrirtækisins. Greiðsluskylda vegna kostnaðar sem þegar er fallinn til helst óbreytt.

3.4 Íslandsstofu er heimilt að innheimta dráttarvexti af ógreiddum reikningum í samræmi við lög nr. 38/2001 um vexti og verðtryggingu.

4.1 Vilji þátttökufyrirtækið hætta við þátttöku skal það tilkynna Íslandsstofu það skriflega án tafar, á netfangið sem fram kemur í staðfestingu skráningar.

4.2 Hætti þátttökufyrirtækið við þátttöku greiðir það þann kostnað sem Íslandsstofa hefur þegar greitt eða skuldbundið sig til að greiða vegna þátttöku þess og fæst ekki endurgreiddur.

4.3 Takist að ráðstafa plássinu til annars fyrirtækis lækkar greiðsluskyldan sem því nemur. Þátttökufyrirtækið getur bent á fyrirtæki sem tekur plássið, að fengnu samþykki Íslandsstofu.

5.1 Íslandsstofa getur með skömmum fyrirvara hætt við verkefnið eða breytt tilhögun þess ef ófyrirséðar aðstæður koma upp. Það á meðal annars við ef takmarkanir á ferðafrelsi hamla för, aðstæður í áfangalandi breytast verulega frá því þátttaka var ákveðin, rökstudd ástæða er til að ætla að öryggi eða heilsu þátttakenda sé stefnt í hættu, eða kostnaður við verkefnið fer verulega fram úr áætlun af slíkum ástæðum. Sama á við ef verkefnið byggist á þátttöku forseta Íslands, ráðherra eða annarra lykilaðila og þeir forfallast.

5.2 Þátttökufyrirtæki getur hætt við þátttöku á sömu forsendum, enda eigi aðstæðurnar við um verkefnið eða áfangalandið almennt en ekki eingöngu um aðstæður fyrirtækisins eða þátttakenda þess. Greiðsluskylda skv. 4.2 helst, en lækkar um þær fjárhæðir sem Íslandsstofa endurheimtir eða sparar skv. 5.3.

5.3 Falli verkefnið niður samkvæmt þessari grein greiðir þátttökufyrirtækið þann hluta þátttökugjalds sem svarar til kostnaðar sem Íslandsstofa hafði greitt eða skuldbundið sig til þegar hætt var við og fæst ekki endurgreiddur. Íslandsstofa leitast við að endurheimta greiðslur frá skipuleggjendum viðburðar og halda kostnaði í lágmarki, og endurgreiðir það sem fyrirtækið hefur greitt umfram sinn hlut.

5.4 Hver aðili ber ábyrgð á eigin áhættumati, ferðatryggingum og því að skilyrði til ferðalags séu uppfyllt. Íslandsstofa ber ekki ábyrgð á kostnaði sem hlýst af því að þátttakandi veikist, getur ekki ferðast eða getur af öðrum ástæðum ekki tekið þátt.

6.1 Íslandsstofa hefur umsjón með hönnun og uppsetningu sameiginlegra svæða verkefnisins.

6.2 Merkingar fyrirtækja og félaga eru eingöngu leyfðar á afmörkuðu svæði þátttökufyrirtækisins.

6.3 Óheimilt er að dreifa kynningarefni frá öðrum en þátttökufyrirtækinu nema með samþykki Íslandsstofu.

6.4 Þátttakendur skulu mæta tímanlega og hafa sett upp kynningarefni og/eða vörur fyrir opnun viðburðar eða upphaf dagskrár.

6.5 Þátttakendur skulu vera til staðar á svæði fyrirtækisins og á bókuðum fundum allan þann tíma sem dagskrá verkefnisins gerir ráð fyrir, nema um annað hafi verið samið við Íslandsstofu.

6.6 Þátttökufyrirtækið skal senda Íslandsstofu nöfn þátttakenda sem starfa á þess vegum óski Íslandsstofa þess. Einungis skráðir þátttakendur mega starfa á svæði fyrirtækisins.

6.7 Neysla matar er ekki heimil á svæðinu nema í skipulagðri móttöku. Þátttakendur skulu halda svæðinu hreinu og snyrtilegu.

6.8 Óheimilt er að taka niður svæði, kynningarefni eða vörur fyrr en að viðburði loknum.

7.1 Þátttakendur skulu fylgja lögum, reglum og siðareglum, bæði íslenskum og þeim sem gilda á viðburðinum og í því landi þar sem hann fer fram. Það á m.a. við um reglur gegn spillingu, mútum og peningaþvætti og reglur um sóttvarnir.

7.2 Þátttakendur skulu vera snyrtilegir til fara, faglegir í framkomu og tali og hvorki undir sýnilegum áhrifum áfengis né vímuefna.

7.3 Þátttakendur skulu forðast hagsmunaárekstra og hvers kyns háttsemi sem kastað getur rýrð á orðspor Íslands, þátttökufyrirtækisins eða Íslandsstofu eða dregið úr trausti á íslensku atvinnulífi.

7.4 Þátttökufyrirtækið skuldbindur sig til að svara þjónustukönnun Íslandsstofu að verkefni loknu.

7.5 Íslandsstofa hefur núll-umburðarlyndi gagnvart mismunun, áreitni og annarri óviðeigandi hegðun. Brot gegn þessum kafla geta leitt til þess að þátttakanda sé vísað úr verkefninu án endurgreiðslu, auk refsi- eða skaðabótaábyrgðar eftir atvikum.

8.1 Íslandsstofa vinnur með upplýsingar um tengiliði og þátttakendur í þeim tilgangi að skipuleggja verkefnið, eiga samskipti vegna þess, innheimta þátttökugjald og meta árangur. Unnið er með upplýsingarnar í samræmi við lög nr. 90/2018 og persónuverndarstefnu Íslandsstofu.

8.2 Íslandsstofa getur birt heiti þátttökufyrirtækja og nöfn og starfsheiti fulltrúa þeirra á vef og í kynningarefni verkefnisins. Íslandsstofa getur jafnframt miðlað samskiptaupplýsingum til samstarfsaðila, s.s. skipuleggjenda viðburðar og mótaðila á B2B-fundum, að því marki sem nauðsynlegt er vegna framkvæmdar verkefnisins. Þátttökufyrirtækið skal upplýsa þátttakendur sína um þessa vinnslu.

9.1 Íslandsstofa getur breytt skilmálum þessum. Um hverja skráningu gildir sú útgáfa sem í gildi var þegar skráð var.

9.2 Komi upp ágreiningur um samninginn skulu aðilar leitast við að leysa hann með samkomulagi. Að öðrum kosti skal bera hann undir Héraðsdóm Reykjavíkur.

9.3 Um samninginn gilda íslensk lög. Verði ósamræmi milli íslenskrar og enskrar útgáfu skilmálanna gildir sú íslenska.

9.4 Hvorugur aðili ber ábyrgð á óbeinu eða afleiddu tjóni, s.s. rekstrartapi, glötuðum hagnaði eða kröfum þriðja aðila. Heildarbótaábyrgð hvors aðila er takmörkuð við fjárhæð þátttökugjalds án virðisaukaskatts. Takmarkanirnar gilda ekki ef tjón verður rakið til stórfellds gáleysis eða ásetnings.